Οδηγίες Χρήσης Περιβάλλοντος Απομακρυσμένης Υποστήριξης Φορέων SearchCulture.gr (e-Ηelpdesk)

Τι είναι και σε τί εξυπηρετεί το e-Helpdesk του SearchCulture.gr;

Το e-Helpdesk του SearchCulture.gr είναι η υποδομή διαχείρισης της συνεργασίας μεταξύ του ΕΚΤ και των φορέων που διαθέτουν ψηφιακές συλλογές για ένταξη στον εθνικό συσσωρευτή πολιτιστικού περιεχομένου.

Μέσω της υπηρεσίας επικοινωνείτε με την ομάδα ανάπτυξης του εθνικού συσσωρευτή πολιτιστικού περιεχομένου για κάθε θέμα που αφορά την ένταξη της συλλογής σας στον εθνικό συσσωρευτή SearchCulture.gr και τη Europeana.

Το περιβάλλον υποστήριξης διατηρεί το ιστορικό της επικοινωνίας και σας επιτρέπει να παρακολουθείτε την πορεία εξέλιξης του αιτήματός σας.

Ταυτόχρονα λειτουργεί ως ένα σύστημα διαχείρισης των φορέων και των χρηστών τους.

Τι πληροφορίες συλλέγονται στο e-Helpdesk;

Στο e-Helpdesk συλλέγονται καταρχήν διαχειριστικές πληροφορίες, και συγκεκριμένα:

  • Τα στοιχεία της συλλογής, όπως όνομα, URL, περιγραφή, κ.λ.π.

  • Τα στοιχεία των εμπλεκόμενων φορέων, όπως του φορέα που έχει την ευθύνη διαχείρισης μίας ψηφιακής συλλογής, του Φορέα-Δικαιούχου αν πρόκειται για χρηματοδοτούμενη Πράξη, του τεχνικού αναδόχου ενός φορέα, κ.λ.π. 

  • Την Πρόσκληση χρηματοδότησης μέσω της οποίας έχει δημιουργηθεί ενδεχομένως μία συλλογή.

Τα στοιχεία αυτά χρησιμοποιούνται τόσο για τη σύνταξη του Συμφωνητικού Συνεργασίας μεταξύ του φορέα και του ΕΚΤ, όσο και για την επικοινωνία για την διεκπεραίωση των επιμέρους εργασιών της ένταξης μίας συλλογής, και άρα πρέπει να είναι ακριβή και ενημερωμένα. Πρόσβαση στα στοιχεία αυτά έχουν μόνο οι διαπιστευμένοι εκπρόσωποι του Φορέα και η ομάδα ανάπτυξης του εθνικού συσσωρευτή πολιτιστικού περιεχομένου.

Ποιός εγγράφεται στο e-Helpdesk του SearchCulture.gr;

Στο e-Helpdesk εγγράφεται οποιοσδήποτε οριστεί ως εκπρόσωπος διαχείρισης της επικοινωνίας από το φορέα. Μπορεί να είναι εκπρόσωπος είτε του Φορέα-Δικαιούχου, ή του Φορέα Διαχείρισης της Συλλογής είτε και των δύο. Μπορεί ο φορέας να ορίσει και περισσότερους από έναν εκπροσώπους. Επίσης, εφόσον το κρίνει ο φορέας, μπορεί να οριστεί και εκπρόσωπος του τεχνικού αναδόχου.

Σε κάθε περίπτωση, στο Helpdesk εγγράφονται εκπρόσωποι οι οποίοι εμπλέκονται στην κατάθεση της συλλογής είτε ως προς τη διαχείριση της συνεργασίας (υπογραφή Συμφωνητικού με το ΕΚΤ, κλπ), είτε ως προς τα τεκμηριωτικές ή τεχνικές πτυχές της ένταξης μίας συλλογής.  

Οι διαπιστευμένοι εκπρόσωποι ενός φορέα έχουν όλοι τα ίδια δικαιώματα σε σχέση με τη συλλογή στην οποία τους δίνεται πρόσβαση.

Μπορώ να υποβάλλω ένα γενικό email για όλους τους εκπροσώπους (π.χ. [email protected]) ;

Μπορείτε να υποβάλλετε κάποιο γενικό email και να υπάρχει ένας κοινός λογαριασμός με κοινά στοιχεία πρόσβασης, εφόσον το επιτρέπει η πολιτική του Φορέα που εγγράφεται στο e-Ηelpdesk.

Ξέχασα τα στοιχεία πρόσβασής μου. Τι να κάνω;

Πηγαίνοντας στη σελίδα  Υπηρεσία Διαχείρισης Χρηστών του ΕΚΤ μπορείτε να ανακαλέσετε το password σας.

Τι ενέργειες γίνονται μέσω του Helpdesk;

Ο εκπρόσωπος του φορέα πραγματοποιεί τις εξής ενέργειες μέσω του Helpdesk:

  • Συμπληρώνει την καρτέλα των στοιχείων του φορέα διαχείρισης της συλλογής, του φορέα - δικαιούχου της Πράξης (εφόσον διαφοροποιείται) και του τεχνικού αναδόχου του

  • Συμπληρώνει την καρτέλα της/των συλλογών του

  • Επικαιροποιεί τα στοιχεία της καρτέλας των συλλογών του ή του φορέα του εφόσον τα συγκεκριμένα στοιχεία έχουν αλλάξει

  • Υποβάλει αίτημα για ένταξη συλλογής και παρακολουθεί την πορεία του αιτήματος

  • Υποβάλει αίτημα επανένταξης συλλογής (σε περίπτωση που έχει, π.χ. αυξηθεί σημαντικά η συλλογή, έχει αναβαθμιστεί το αποθετήριο και έχουν αλλάξει URLs, κλπ) 

  • Υποβάλει άλλο αίτημα, όπως π.χ. για έλεγχο δείγματος υλικού ως προς τη συμμόρφωση με τις προδιαγραφές του ΕΚΤ, για αλλαγή άδειας χρήσης, αναστολής διάθεσης τεκμηρίου, δημιουργίας θεματικής έκθεσης, κλπ. 

Η ομάδα του SearchCulture.gr λαμβάνει τα αιτήματα και διεκπεραιώνει τις αντίστοιχες διαδικασίες και ενημερώνει τον/τους εκπρόσωπο/εκπροσώπους για την πορεία και την ολοκλήρωση του αιτήματος.  

'Οσοι έχουν οριστεί ως εκπρόσωποι από το φορέα λαμβάνουν ενημερώσεις για την πορεία των αιτημάτων, είτε αυτόματα από το σύστημα (π.χ. ότι δημιουργήθηκε επιτυχώς ένα νέο αίτημα) ή από την ομάδα του SearchCulture.gr σχετικά με διευκρινήσεις, απάντηση σε ερώτημα, κλπ. Οι ενημερώσεις καταχωρούνται στο Helpdesk και έρχεται σχετική ειδοποίηση στο email τους. Για να πραγματοποιήσει μία νέα ενέργεια, όπως να απαντήσει σε ένα ερώτημα, ή να υποβάλλει ένα νέο ερώτημα, ο εκπρόσωπος πρέπει να κάνει login απευθείας στο Helpdesk.  

Μέσω του Helpdesk εξυπηρετείται μεγάλος αριθμός φορέων. Τα αιτήματα διεκπεραιώνονται κατά προτεραιότητα και το συντομότερο δυνατό.

H Διαδικασία σε Βήματα

Αρχική Εγγραφή (γίνεται άπαξ)
  1. Ο εκπρόσωπος του φορέα: 
    Εγγράφεται στην Υπηρεσία Διαχείρισης Χρηστών του ΕΚΤ (https://users.ekt.gr/usersekt/register)
  2. ΕΠΙΠΛΕΟΝ κάνει πρώτη φορά login στο περιβάλλον του e-helpdesk (https://helpdesk.searchculture.ekt.gr/). Προσοχή! Σε αυτό το σημείο ο χρήστης αρχικοποιείται αλλά δεν είναι ακόμα εξουσιοδοτημένος χρήστης του helpdesk και άρα δεν "βλέπει" ακόμα τις συλλογές του. 
  3. Αποστέλει στο [email protected]:
    • το όνομα και το email με το οποίο έκανε εγγραφή
    • το όνομα του φορέα-δικαιούχου της Πρόσκλησης εφόσον η προς διάθεση συλλογή εντάσσεται σε συν-χρηματοδοτούμενο έργο
    • το όνομα του φορέα διαχείρισης της συλλογής εφόσον διαφοροποιείται από το φορέα-δικαιούχο της Πράξης
  4. Λαμβάνει επιβεβαίωση επιτυχούς εγγραφής από το [email protected] (όχι αυτόματα)

Η παραπάνω διαδικασία επαναλαμβάνεται για κάθε εκπρόσωπο που ορίζεται, από το φορέα και τον τεχνικό ανάδοχο, χωριστά.

Διεκπεραίωση Ενεργειών κατά Προτεραιότητα
  1. Αφού λάβει την επιβεβαίωση κάνει login στο περιβάλλον του e-helpdesk
  2. Αρχικά, βλέπει στην κεντρική σελίδα εως εκκρεμότητες και ολοκληρώνει τα εξής:
    • Συμπληρώνει τα στοιχεία του Φορέα που εκπροσωπεί στην καρτέλα του Φορέα.
    • Συμπληρώνει τα στοιχεία της Συλλογής
  3. Αφού συμπληρώσει τις σχετικές φόρμες και τσεκάρει το κουτάκι "ολοκληρωμένο", οι φόρμες αυτές παύουν να εμφανίζονται ως εκκρεμείς. 
  4. Μπορεί να επιστρέψει οποιαδήποτε στιγμή για να ενημερώσει τα παραπάνω στοιχεία εφόσον χρειάζεται πηγαίνοντας αντίστοιχα στις καρτέλες "Φορείς" και "Συλλογές" στο μενού.
Υποβολή και Διεκπεραίωση Αιτημάτων
  1. Από την αρχική σελίδα ή τη σελίδα των αιτημάτων ο εκπρόσωπος μπορεί να υποβάλλει ένα από τα ακόλουθα αιτήματα, συμπληρώνοντας τις αντίστοιχες φόρμες: 
    • Υποβολή δείγματος συλλογής για έλεγχο
    • Υποβολή συλλογής για ένταξη στο SearchCulture.gr και τη Europeana
    • Υποβολή αιτήματος για επανασυγκομιδή συλλογής
    • Άλλο αίτημα
  2. Κάθε νέο αίτημα εμφανίζεται στην ενότητα "Ανοικτά Αιτήματα" μαζί με τη σχετική επικοινωνία μεταξύ εκπροσώπου/ων και της ομάδας του SearchCulture.gr. 
  3. Όταν ολοκληρωθεί η διεκπεραίωση ενός αιτήματος, όταν δηλαδή ένα-ς εκπρόσωπος-μέλος της ομάδας του SearchCulture.gr κλείσει ένα αίτημα, το αίτημα μεταφέρεται και αρχειοθετείται στα "Αιτήματά μου". Ο εκπρόσωπος του φορέα μπορεί να πλοηγηθεί στα αιτήματά του ανά κατηγορία και κατάσταση αιτήματος.